A medida que la empresa para la que trabaja crece y comienza a atender a más y más clientes, el número de manifestaciones en la Defensoría del Pueblo también tiende a aumentar.
Esta consecuencia debe ser analizada por gestores y Defensores del Pueblo. De lo contrario, las manifestaciones pueden convertirse en una gran “bola de nieve” que clamará por atención para no impactar negativamente a la institución.
Este enfrentamiento se puede comenzar a realizar a través de herramientas y soluciones tecnológicas, como un programa de Defensoría del Pueblo.
Al fin y al cabo, el Defensor del Pueblo se encarga de mediar en los conflictos, registrar y analizar las demandas, controlar los plazos de cada una, hacer denuncias y mucho más. Todo ello siempre con el objetivo de mejorar los procesos, productos y servicios de la organización.
Finalmente, tener todas estas asignaciones sin la ayuda de un programa de Ombudsman puede no ser la mejor opción. En este artículo, hablaremos más al respecto, ¡échale un vistazo! Impactos de no tener un programa de Ombudsman;
Las empresas que no cuentan con un programa de Ombudsman para ayudar a la administración corren el riesgo de perder clientes que no hayan cumplido con sus demandas. O incluso, sufrir la judicialización de casos, lo que resulta bastante agotador para la imagen empresarial.
A continuación, hablaremos de los cinco impactos principales de no contar con un programa de Defensoría del Pueblo, señalando cuál es el problema en cada situación y cómo solucionarlo.
Evalúe cada tema para ver si este es su caso.
Impactos de no tener un programa de Ombudsman;
Las empresas que no cuentan con un programa de Ombudsman para ayudar a la administración corren el riesgo de perder clientes que no hayan cumplido con sus demandas. O incluso, sufrir la judicialización de casos, lo que resulta bastante agotador para la imagen empresarial.
A continuación, hablaremos de los cinco impactos principales de no contar con un programa de Defensoría del Pueblo, señalando cuál es el problema en cada situación y cómo solucionarlo.
Evalúe cada tema para ver si este es su caso. 1. Información descentralizada
Problema: el Defensor del Pueblo tiene varias hojas de cálculo, documentos y correos electrónicos para organizar la información general. Uno de los archivos muestra todas las manifestaciones de un período determinado, otro detalla lo que cada sector necesita resolver, otro intenta hacer estudios de caso, etc. El profesional acaba perdiendo mucho tiempo simplemente rellenando y organizando los datos.
Solución: centralice todos los datos en un solo software. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo podrá centrarse más en la resolución de problemas en lugar de preocuparse por las tareas operativas. 2. Errores en la recopilación de datos
Problema: con tantas hojas de cálculo, documentos, correos electrónicos y otros archivos, el Ombudsman generalmente se pierde durante la entrada de datos. Además, las fórmulas incorrectas colocadas en hojas de cálculo pueden traer resultados completamente desconectados de la realidad.
Solución: todo el software siempre se crea teniendo en cuenta las necesidades del usuario y esto no es diferente en un programa de Ombudsman. Por tanto, la herramienta elegida debe contar con funcionalidades específicas para los casos habituales de la rutina del Defensor del Pueblo (como fórmulas predefinidas, inserciones de datos comunes, etc.). 3. Falta de plazos
Problema: La rutina diaria repleta de tareas puede hacer que el profesional pierda fácilmente los plazos que fijó para las demandas que llegaron al sector.
Solución: un programa de Ombudsman facilita la gestión del área en su conjunto, incluido el establecimiento de plazos para que nadie se pierda nada que deba hacerse. También puede generar notificaciones automáticas para recordar a los gerentes responsables de las demandas.
4. Dificultad para generar informes
Problema: los gerentes de la empresa necesitan informes para su planificación estratégica, con el objetivo de obtener mejores resultados. Además, los organismos reguladores exigen informes periódicos sobre el trabajo del Defensor del Pueblo. Sin embargo, es difícil medir la información si incluso la recopilación de datos es deficiente.
Solución: en este caso, existen programas de Ombudsman que generan preinformes de acuerdo a las necesidades de cada segmento de mercado. 5. Problemas de comunicación interna
Problema: un Defensor del Pueblo puede tener muchos problemas para enviar las manifestaciones a los sectores responsables y organizar todo el flujo. Después de todo, los correos electrónicos se utilizan en varios casos, pero con este tipo de procesos es difícil saber en qué etapa se encuentra cada demanda.
Solución: todo este flujo de declaraciones se puede automatizar utilizando un programa de Defensor del Pueblo que se pone a disposición de cada empleado. Así, los sectores responsables pueden acceder al sistema para dar respuesta a las derivaciones solicitadas, y el Defensor del Pueblo, a su vez, puede seguir este camino.
Beneficios del programa Ombudsman de Ksys
Adoptar el uso de un programa de Defensor del Pueblo puede llevar al sector a otro nivel, más aún cuando la elección ofrece varios beneficios a los usuarios.
Este es el caso del sistema Ksys Ombudsman que resuelve todas las desventajas enumeradas anteriormente y también ofrece otras características relevantes para el usuario. Entre ellos, podemos enumerar:
· Panel de control simple e intuitivo que contiene el resumen de la información principal para la gestión del ombudsman
· Control general de manifestaciones, pudiendo fijar plazos, identificar demandas y generar notificaciones automáticas a los sectores responsables de las mismas;
· Trato diferenciado y un apoyo dispuesto a atenderle. Futuro del Defensor del Pueblo
Las Defensorías del Pueblo necesitan estar cada vez más alineadas con las nuevas tecnologías y esto en varios ámbitos, desde el servicio hasta la resolución de demandas.
Utilizar un sistema en la nube, por ejemplo, es algo que puede facilitar ambas acciones. Después de todo, una solución basada en la nube solo requiere una computadora con acceso a Internet para que el Defensor del Pueblo que tiene el acceso adecuado pueda desempeñar sus funciones.
Ksys publica varios materiales que lo ayudan a comprender mejor lo que podemos ofrecerle. Atendemos en todo Brasil, si también quieres saber más sobre las novedades que impregnan este universo, sigue siguiendo el blog y sigue nuestras redes sociales:
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